المسمى الوظيفي
|
مساعد اداري Admin assistant
|
عدد الشواغر
|
1
|
الإدارة / المجال
|
الاقسام الداعمة
|
مقر العمل
|
خربة الجوز /ادلب
|
تقرير الى
|
مسؤول المشروع الميداني,المالية,المشتريات,الموارد البشرية
|
تاريخ المباشرة المتوقع
|
9/10/2020
|
نوع الموظف
|
دوام كامل
|
نوع العقد
|
مدة محددة
|
مدة العقد
|
حتى 28/2/2021
|
قابل للتجديد
|
لا
|
تاريخ النشر
|
5/10/2020
|
الموعد النهائي للتقديم
|
خلال 3 ايام من الاعلان
|
| |
|
التوصيف
|
مساعد اداري في مشروع الصحة النفسية في خربة الجوز مع زيارات متكررة لمكان العمل والعيادات الثابتة والمتنقلة
|
الغرض من الوظيفة
|
دعم فريق المشروع بالنواحية الادارية والمالية واللوجستية
|
المهام الأساسية
|
تجهيز نماذج التوظيف لجميع الموظفين والاحتفاظ بها وأرشفتها ورقيًا وإلكترونيًا، بالتنسيق مع إدارة الموارد البشرية
إنشاء ملفات خاصة بالموظفين تحتوي وثائق التوظيف والوثائق الشخصية
متابعة أي تحديثات في وثائق الموظفين وتوثيقها
المساعدة في تطبيق أنظمة الموارد البشرية الخاصة بمنظمة إحياء الأمل
متابعة الحضور والغياب وجدول الدوام والتقييم والمعلومات الأخرى المتعلقة بالموارد البشرية وتوثيقها
المساعدة في تقييم الاحتياجات التدريبية لفريق العمل
معالجة وإعداد النماذج المالية لغرض التحقق من أرصدة الحسابات، وتسهيل عمليات الشراء
إجراء العمليات الحسابية الروتينية لإنتاج التحليلات والتقارير كما هو مطلوب من قبل المدير المالي
جمع وإدخال البيانات لمختلف جداول البيانات المالية
مراجعة وتدقيق القوائم المالية والتقارير، والتأكد من أن كل الحسابات والبيانات المدخلة صحيحة
الإبلاغ عن أي اكتشافات مثيرة للقلق أو أي اشتباه في مخالفات
جمع المعلومات لإعداد ودفعات الرواتب للموظفين
مساعدة مدير المشروع في إنشاء التقارير المالية بشكل دوري
الالتزام بالسياسات والإجراءات المالية في المنظمة
حضور اجتماعات إدارة الشؤون المالية
اقتراح تغييرات وتحسينات في زيادة الدقة والفعالية وخفض التكلفة
المتابعة اليومية مع الإدارة المالية في تركيا للتأكد من استخدام الإجراءات المعمول بها
المتابعة مع موظف المشتريات في تركيا تنفيذ طلبات الشراء الخاصة بالمشروع
بالتنسيق مع موظف المشروع الميداني القيام بتامين المستلزمات اللوجستية للعيادات والقيام بزيارات دورية لها
المساهمة في تقديم الدعم عند الاستجابة لأي نزوح في منطقة العمل
الزيارات الميدانية الى العيادات ذات الصلة من اجل اتمام
التوثيقات او القيام بتسليم المواد اللوجستية ضمن منطقة ممتدة من خربة الجوز حتى ادلب المدينة وقد يكون هنالك زيارات خارج هذه المنطقة عند الضرورة. بالاضافة لمهام اخرى ذات صلة بالوصف الوظيفيي قد تطلب
|
المؤهلات والخبرة العملية
|
• شهادة جامعية (يفضل في مجال الاقتصاد / قسم المحاسبة)
• خبرة سنتان في مجال العمل ضمن المنظمات الإنسانية
• خبرة في مجال مشابه لمدة 6 اشهر على الاقل
|
hro